Không gian thao tác ( WorkSpace )
Tạo mới WorkSpace
Với Trello, bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều khoảng trống thao tác khác nhau cho từng tiềm năng như cá thể, hay sử dụng trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể phân loại workspace cho từng dự án, phòng ban khác nhau .
Trong mỗi khoảng trống thao tác sẽ có những bảng to do list, phân loại việc làm, quy trình tiến độ tự động hóa và thành viên tham gia khác nhau .
Bạn có thể chia không gian ra làm nhiều cách ví dụ như
- WorkSpace cá thể : giúp bạn quản trị những việc làm, dự án của cá thể của mình
- WorkSpace cho phòng ban : nhân sự / marketing / marketing. Bạn hoàn toàn có thể mời thành viên tham gia trong khoảng trống thao tác không số lượng giới hạn .
- WorkSpace cho những dự án : Dự án ra đời loại sản phẩm A, dự án ra đời loại sản phẩm B …
Tạo mới WorkSpace trong Trello
Quản lý WorkSpace
Trong WorkSpace, bạn hoàn toàn có thể tùy chọn thao tác :
- Thêm thành viên vào khoảng trống thao tác của bạn bằng email, không số lượng giới hạn số thành viên
- Tạo mới nhiều bảng theo tiến trình việc làm của bạn
- Phân quyền cho những thành viên ( được cho phép tạo bảng, chính sách hiển thị của bảng .. )
- Xuất thông tin của khoảng trống thao tác ra định dạng ZIP, CSV hoặc JSON với những thông tin gồm có như thông tin thành viên, tài liệu bảng, …
- Quản lý những Power – Ups ( tiện ích như Google Drive, Gmail .. ) tích hợp với workspace .
Quản lý WorkSpace trong Trello
Quản lý việc làm
Tạo bảng
Bảng trong Trello hoàn toàn có thể hiểu là nơi để theo dõi thông tin cho dự án, quy trình tiến độ thao tác và giúp bạn sắp xếp những những việc làm. Trong bảng sẽ gồm có list và trong list sẽ gồm có những thẻ .
- Danh sách : Danh sách hoàn toàn có thể hiểu như một tiến trình trong quy trình tiến độ thao tác của bạn, trong mỗi list sẽ chứa những đầu việc khác nhau. Trong Trello bạn hoàn toàn có thể thêm không số lượng giới hạn những list, sắp xếp chúng và đặt tên tùy ý. ( ví dụ : việc đã làm, đang làm, cần làm … )
- Thẻ : Thẻ là những đầu việc cần thực thi, sáng tạo độc đáo … chứa trong list ( Ví dụ : Đăng bài lên Blog, Gửi email cho người mua A, B. … )
Trong mỗi khoảng trống thao tác, bạn hoàn toàn có thể tạo tối đa 10 bảng không tính tiền còn với những gói hạng sang thì số lượng bảng được tạo cũng khác nhau .
Với Trello, bạn hoàn toàn có thể tạo bảng mới trọn vẹn hoặc sử dụng những mẫu bảng có sẵn cực kỳ phong phú .
Tạo bảng mới trên Trello
Quản lý bảng
Trong những bảng đã tạo, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh :
- Chế độ xem của bảng là công khai minh bạch / theo workspace / theo tổ chức triển khai hay riêng tư
- Thêm những tính năng tiện ích bổ trợ cho bảng như Gmail, Dropbox, …
- Chọn hình nền cho bảng từ nguồn ảnh Flash hoặc chọn màu cơ bản
- Thêm thành viên vào bảng bằng cách nhập email hoặc gửi link tham gia
- Thêm mới list
- Gắn dấu sao cho bảng : Trong 1 khoảng trống thao tác hoàn toàn có thể có nhiều bảng, nếu bạn ghi lại sao thì bảng sẽ luôn được hiển thị ở vị trí tiên phong trong bảng list
- Theo dõi những hoạt động giải trí tương quan đến bảng ở thanh menu bảng
Bảng trong Trello
Phân quyền cho thành viên
Với mỗi thành viên trong có trong bảng, bạn hoàn toàn có thể thêm / xóa họ khỏi bảng bất kỳ khi nào, phân quyền và theo dõi hoạt động giải trí của những thành viên này. Có 3 mục phân quyền gồm có :
- Quản trị viên : Có thể xem và chỉnh sửa thẻ, vô hiệu thành viên và đổi khác hàng loạt thiết lập của bảng .
- Bình thường : Có thể xem và chỉnh sửa thẻ. Có thể biến hóa 1 số ít thiết lập bảng .
- Người giám sát : Có thể xem thẻ, và hoàn toàn có thể được phép phản hồi, phản ứng và bầu chọn. Không thể chuyển dời hoặc chỉnh sửa thẻ hoặc biến hóa thiết lập .
Thao tác quản trị thành viên trên Trello
Xây dựng quá trình thao tác
Danh sách thao tác hay những phân đoạn giúp bạn hoàn toàn có thể sắp xếp việc làm theo nhiều tiến trình khác nhau .
Ví dụ như ở đây : Dự án là kiến thiết xây dựng nội dung cho Blog. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra nhiều list – quá trình khác nhau cho dự án như kế hoạch tháng 9, tháng 10, …
Hay đơn thuần bạn hoàn toàn có thể tạo bảng để phân loại việc cần làm, đang làm, đã làm .
Người dùng có thể thao tác :
- Thêm thẻ trong list
- Tạo mới, xóa thẻ đơn thuần
- Di chuyển vị trí của thẻ bằng cách kéo thả
Thêm list vào Bảng trên Trello
Thêm nhiệm và việc cần làm
Sau khi tạo xong list, trong mỗi list bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều thẻ khác nhau. Mỗi thẻ sẽ bộc lộ cho sáng tạo độc đáo hay trách nhiệm cần hoàn thành xong trong list đó .
Ví dụ : Hỗ trợ người mua, bổ trợ phong cách thiết kế mới, đăng bài lên Blog, thiết kế xây dựng workflow …
Người dùng có thể thao tác :
- Tạo mới / xóa thẻ nhanh gọn. Số lượng thẻ tạo mới không bị số lượng giới hạn
- Di chuyển thẻ qua lại giữa những list
Thẻ
Thẻ tương tự như một trách nhiệm, trong mỗi thẻ bạn có thể thao tác những hành vi như :
- Mô tả thẻ : giúp những thành viên trong đội hiểu rõ hơn được trách nhiệm, tiềm năng của việc làm
- Thêm thành viên vào thẻ : Đối với mỗi việc làm khác nhau, bạn hoàn toàn có thể thêm những thành viên đảm nhiệm khác nhau ( tựa như như giao task )
- Tạo những hạng mục To Do List trong thẻ
- Cài đặt deadline cho thẻ. Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng tính năng nhắc nhở ( thời hạn nhắc nhở do bạn tùy chỉnh ) để gửi đến những thành viên được thêm trong thẻ. Đảm bảo những thành viên không bị miss deadline .
- Thêm tài liệu đính kèm từ máy tính, Troll, Google Drive, .. hoặc từ một URL nào đó .
- Gắn vị trí cho thẻ trên Google Map
- Tạo ảnh bìa cho thẻ
- Thêm những tiện ích vào thẻ
- Các thao tác khác như chuyển dời, sao chép, xóa, tàng trữ hay bật theo dõi, san sẻ thẻ
- Quan sát những hoạt động giải trí trên thẻ
- Viết phản hồi nhìn nhận cho trách nhiệm – thẻ. Bạn hoàn toàn có thể nhắc nhanh những thành viên trong nhóm trong phản hồi bằng cách nhấn @, những thành viên sẽ nhận được thông tin .
Tạo thẻ trách nhiệm trong Trello
Theo dõi việc làm
Trello cung cấp cho bạn 5 chế độ quan sát công việc/dự án bao gồm
- Theo bảng : Sắp xếp những thẻ trong những list trên bảng
- Bản đồ : Hiển thị những vị trí thẻ trên map tương tác
- Lịch trình : Lập kế hoạch trực quan về thời hạn và khối lượng việc làm
- Lịch : Xem những thẻ có ngày hết hạn theo tháng hoặc tuần
- Bảng điều khiển và tinh chỉnh : Tạo biểu đồ, hình ảnh và số liệu việc làm trong bảng
- Quan sát những bảng trong khoảng trống thao tác .
Nhờ có những chính sách quan sát này, quản trị viên và những thành viên của nhóm sẽ có cái nhìn bao quát, rõ ràng hơn về việc làm để chớp lấy tiềm năng hay giải quyết và xử lý kịp thời những yếu tố thiếu sót, phát sinh .
Tuy nhiên những chính sách xem này sẽ bị số lượng giới hạn trên gói không tính tiền .
Theo bảng
Trình xem bảng được cho phép bạn quan sát những list có trong bảng, thêm list hay tạo thẻ ( trách nhiệm ) một cách nhanh gọn. Chế độ xem này giúp bạn bao quát hơn về tiến trình thao tác. Chế độ quan sát thẻ sẽ tương thích để bạn hoàn toàn có thể :
- Lập kế hoạch cho dự án
- Xây dựng quy trình tiến độ bán hàng, tuyển dụng … rõ ràng. Bạn hoàn toàn có thể chuyển dời vị trí của những list hay kéo thả những thẻ trách nhiệm từ list này sang list khác
- Tạo task, thông tin cho nhóm của bạn : Bằng cách gắn tên và thẻ, tạo deadline giúp bạn phân công việc làm và theo dõi hoạt động giải trí của thành viên đơn thuần, đúng mực hơn .
Chế độ quan sát bảng trong Trello
Theo lịch
Các thẻ trong mỗi list đều hoàn toàn có thể gắn thời hạn mở màn và thời hạn triển khai xong. Trong bảng theo dõi dạng lịch, bạn hoàn toàn có thể quan sát những thẻ trách nhiệm theo thời hạn đến hạn của chúng. Theo dõi việc làm dưới phương diện thời hạn giúp quản trị viên và những thành viên không bị quá deadline, thực thi việc làm suôn sẻ hơn .
Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể thêm nhanh thẻ hoặc list từ chính sách quan sát lịch .
Quan sát việc làm dưới dạng lịch
Theo map
Sẽ có những dự án không riêng gì tương quan đến thời hạn mà còn tương quan đến khu vực. Với chính sách xem map bạn hoàn toàn có thể thực thi những thao tác như :
- Thêm vị trí vào thẻ để xác định thẻ trong map
- Thêm thẻ
- Ghim vị trí
Quan sát việc làm với chính sách map
Theo lịch trình
Xem bảng dưới dạng lịch trình sẽ giúp bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch cho một loại sản phẩm từ khi mới mở màn cho đến khi tới tay người tiêu dùng, có cái nhìn tổng quan hơn về tiềm năng chính và quản trị khối lượng việc làm trong nhóm tránh quá tải .
Trong chính sách xem này, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh xem lịch theo ngày / tuần / quý / năm. Xem những thẻ theo list hoặc là thành viên .
Quan sát bảng dưới dạng lịch trình
Theo bảng tinh chỉnh và điều khiển
Chế độ xem này sẽ giúp bạn quan sát việc làm dưới dạng biểu đồ, theo dõi những việc làm sắp hết hạn hay khối lượng việc làm của từng thành viên .
Trong chính sách xem này, bạn hoàn toàn có thể tùy chọn :
- Theo dõi 4 biểu đồ mặc định là Thẻ trên mỗi list, thẻ trên mỗi thành viên, thẻ trên mỗi nhãn và thẻ trên mỗi trạng thái ngày hết hạn .
- Bạn cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh chính sách xem của biểu đồ là biểu đồ cột hay biểu đồ tròn, biểu đồ đường
- Thao tác thêm / xóa biểu đồ
- Quan sát quy trình tiến độ việc làm theo thời hạn trong vòng 30 ngày vừa mới qua
Quan sát việc làm theo bảng tinh chỉnh và điều khiển
Theo khoảng trống thao tác
Trong khoảng trống thao tác, bạn có thẻ quan sát nhanh tổng thể những thẻ từ những bảng khác nhau giúp theo dõi thuận tiện hơn những việc làm. Bạn hoàn toàn có thể lọc nhanh những thẻ theo :
- Thẻ hết hạn
- Thẻ của bạn
- Lọc thẻ theo thành viên
- Lọc theo list
- Theo nhãn
Quan sát việc làm trong khoảng trống thao tác
Tự động hóa
Tính năng tự động hóa của Trello tương hỗ bản giảm thiểu những việc làm mang đặc thù lặp đi lặp lại, giảm thiểu thời hạn thao tác và tăng hiệu suất cao việc làm hơn .
Bạn hoàn toàn có thể thực thi thêm những chính sách sau với tính năng tự động hóa :
- Quy tắc : Bạn hoàn toàn có thể tạo ra những bộ quy tắc ( actions ) để phản hồi những thao tác khi tương tác với list, thẻ .
- Nút : Tạo những nút tự động hóa thao tác cho thẻ trong phần cụ thể từng thẻ
- Báo cáo email : Thiết lập tự động hóa báo cáo giải trình qua email
Đề xuất
Trong Trello có tính năng khá hữu dụng là mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa phát hiện những thao tác lặp lại mà bạn triển khai trên bảng, rồi đề xuất kiến nghị thành chính sách tự động hóa để bạn hoàn toàn có thể thêm vào bảng .
Quy tắc
Bạn hoàn toàn có thể tạo ra nhiều quy tắc khác nhau và thiết lập hành vi trước-sau cho những bộ quy tắc đó .
Ví dụ : Tự động hóa hoàn tất việc làm
- Kích hoạt : Khi list việc làm đã triển khai xong
- Thao tác : Đánh dấu ngày hết hạn là hoàn tất, chuyển dời thẻ vào list “ Đã xong ”
Với Trello, bạn hoàn toàn có thể tùy chọn nhiều trình kích hoạt khác nhau ảnh hưởng tác động lên thẻ, list, ngày hết hạn, tài liệu, … Ngoài ra còn có những bộ lọc trình kích hoạt nâng cao khi sử dụng quy tắc tự động hóa như lọc theo người thực thi hành vi, thời hạn của hành vi …
Tạo quy tắc trên Trello
Nút
Đối với mỗi thẻ trách nhiệm, bạn hoàn toàn có thể thêm những nút tự động hóa cho từng thẻ. Mục tiêu của việc thêm nút này giúp bạn có thể thao tác nhanh hơn khi chỉ cần bấm vào nút để triển khai cách hành vi hàng loạt. Trello cũng gợi ý cho bạn 1 số ít nút tự động hóa hoặc bản hoàn toàn có thể tạo mới tùy ý .
Cụ thể: Khi bạn tạo một nút hoàn tất công việc để đánh dấu các thẻ đã hoàn thành xong với các hành động kéo theo là xóa thành viên ra khỏi thẻ, di chuyển thẻ đó sang mục đã hoàn thành. Thay vì phải thực hiện lần lượt 2 hành động trên cho từng thẻ thì bạn chỉ cần bấm 1 nút “hoàn tất” đã tạo trước để thực hiện nhanh 2 hành động này.
Tạo nút trên Trello
Báo cáo qua email
Nếu bạn cần gửi báo cáo giải trình cho người quản trị hay người mua về quy trình tiến độ việc làm thì hoàn toàn có thể sử dụng bộ quy tắc tự động hóa của Trello để thực thi việc làm này .
Ví dụ: Bạn sẽ tạo một danh sách “cần phản hồi” khi có thẻ được kéo vào danh sách này thì hệ thống sẽ tự đồng gửi email. Lưu ý nội dung email bạn cần tạo trước và điền sẵn địa chỉ email nhận thư.
Tích hợp
Với Trello bạn hoàn toàn có thể tích hợp không số lượng giới hạn những ứng dụng bên ngoài như Slack, Google Drive, Dropbox, Lịch … để giúp việc làm trở nên tiện nghi hơn .
Tích hợp ứng dụng trên Trello
Source: https://openlivenft.info
Category : Blog
